Surat pernyataan organisasi merupakan dokumen yang sering dibutuhkan dalam berbagai keperluan, baik itu untuk mengurus izin kegiatan, pengumpulan dana, hingga untuk mengajukan proposal kepada pihak yang berwenang. Namun, untuk menghindari kesalahan dan kekeliruan dalam membuat surat pernyataan organisasi, diperlukan pemahaman yang baik terkait dengan tata cara penulisan dan penggunaan bahasa yang benar.
Definisi Surat Pernyataan Organisasi
Surat pernyataan organisasi adalah surat yang dibuat oleh sebuah organisasi untuk menyatakan suatu fakta atau keadaan tertentu. Surat pernyataan organisasi sering dibutuhkan sebagai syarat untuk mengajukan izin kegiatan, pengumpulan dana, atau pengajuan proposal.
Tata Cara Penulisan Surat Pernyataan Organisasi
Untuk membuat surat pernyataan organisasi yang benar dan sah, ada beberapa tata cara penulisan yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Gunakan Bahasa yang Formal dan Jelas
Bahasa yang digunakan dalam surat pernyataan organisasi haruslah formal dan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang berbelit-belit atau ambigu, agar surat pernyataan dapat dipahami dengan mudah oleh pihak yang berwenang.
2. Jelaskan Fakta atau Keadaan dengan Singkat dan Padat
Fakta atau keadaan yang ingin disampaikan melalui surat pernyataan organisasi haruslah dijelaskan dengan singkat dan padat. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau terlalu panjang, agar informasi yang ingin disampaikan dapat diserap dengan mudah oleh pihak yang berwenang.
3. Lampirkan Dokumen Pendukung
Untuk memperkuat fakta atau keadaan yang ingin disampaikan melalui surat pernyataan organisasi, sebaiknya dilampirkan dokumen pendukung seperti surat izin atau surat keterangan lainnya. Hal ini akan memudahkan pihak yang berwenang dalam memverifikasi informasi yang disampaikan.
4. Cantumkan Identitas Organisasi dengan Lengkap
Identitas organisasi haruslah dicantumkan dengan lengkap pada surat pernyataan, termasuk nama organisasi, alamat, nomor telepon, dan surat pernyataan harus ditandatangani oleh pengurus organisasi yang sah.
Contoh Surat Pernyataan Organisasi
Berikut ini adalah contoh surat pernyataan organisasi yang benar dan sah:
| No | Identitas Organisasi | Isi Surat Pernyataan |
|---|---|---|
| 1 |
Nama Organisasi: Yayasan Pendidikan ABC Alamat: Jalan Raya ABC No. 123 Nomor Telepon: 0812XXXXXXX |
Kami dari Yayasan Pendidikan ABC menyatakan bahwa telah melakukan penggalangan dana untuk kegiatan kemanusiaan yang diselenggarakan pada tanggal 1 Januari 2022 di Jalan Raya ABC, dan berhasil mengumpulkan dana sebesar Rp 50.000.000,- Sebagai bukti penggalangan dana yang telah dilakukan, kami melampirkan daftar donatur dan bukti transfer donasi. Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya dan untuk dapat dipergunakan seperlunya. |
| 2 |
Nama Organisasi: Komunitas Peduli Lingkungan Alamat: Jalan Raya XYZ No. 456 Nomor Telepon: 0812XXXXXXX |
Kami dari Komunitas Peduli Lingkungan menyatakan bahwa telah melaksanakan kegiatan penanaman pohon di Taman Kota XYZ pada tanggal 15 Februari 2022, dan berhasil menanam 100 pohon. Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan penanaman pohon, kami melampirkan foto-foto kegiatan dan daftar peserta. Demikian surat pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya dan untuk dapat dipergunakan seperlunya. |
Contoh surat pernyataan organisasi di atas dapat dijadikan acuan dalam membuat surat pernyataan yang benar dan sah. Namun, perlu diingat bahwa isi surat pernyataan harus disesuaikan dengan keadaan atau fakta yang ingin disampaikan.
Kesimpulan
Surat pernyataan organisasi merupakan dokumen yang harus dibuat dengan benar dan sah, agar dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan. Untuk membuat surat pernyataan organisasi yang benar dan sah, perlu diperhatikan tata cara penulisan dan penggunaan bahasa yang baik dan benar. Selain itu, penting juga untuk melampirkan dokumen pendukung dan mencantumkan identitas organisasi dengan lengkap.